Tietosuojaseloste
Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Kissojen suojelu – Kisu ry
Yhteystiedot: Sarvelantie 8
37800 Akaa
2. Rekisterin nimi
Kissojen suojelu – Kisu ry:n tukijarekisteri.
3. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, yhdistyksen kuukausilahjoittajiksi ilmoittautuneiden, kummien, yhdistyksen toimintaan liittyvien vapaaehtoisten, yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa yhdistyksen oikeutettuun etuun ja/tai rekisteröidyn myöntämään suostumukseen (lahjoittajat, vapaaehtoiset).
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröidyn henkilötietojen ajantasainen hallinta, yhdistyksen ja rekisteröidyn välisen tukijasuhteen hallinta, hoitaminen ja kehittäminen; markkinoinnin, suoramarkkinoinnin ja muun tarjonnan kohdistaminen; analysointi, palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen sekä kaikista edellä mainituista tiedottaminen. Tietoja voidaan käyttää myös yhdistyksen omiin markkinatutkimuksiin tai muihin omiin tilastollisiin tutkimuksiin.
Rekisterinpitäjät voivat käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä eri toimenpiteiden toteuttamiseksi (esimerkiksi suoramarkkinointi tai lehden/muun oman julkaisun lähettäminen). Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi osa tiedoista voi fyysisesti sijaita rekisterinpitäjien alihankkijoiden palvelimilla tai laitteilla.
5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri voi sisältää seuraavat tiedot: Rekisteröidyn nimi
Rekisteröidyn yrityksen nimi
Rekisteröidyn yrityksen yhteyshenkilö Rekisteröidyn osoitetiedot
Rekisteröidyn sähköpostiosoite
Rekisteröidyn puhelinnumero
Rekisteröidyn syntymäaika
Rekisteröidyn jäsennumero;
Rekisteröidyn jäsenlaji;
Rekisteröidyn lahjoitustiedot
Rekisteröidyn kiinnostustiedot (esim. vapaaehtoistyö, osallistuminen tapahtumiin) Rekisteröidyn roolit (esim. lahjoittaja, kummi, jäsen, vapaaehtoinen) Rekisteröidyn lupatiedot (mahdolliset yhteydenottokiellot)
Asiakassuhteen päättymistiedot
Rekisteröityyn kohdistetut asiakasviestintä -tai suoramarkkinointitoimenpiteet sekä tiedot siitä, miten rekisteröity on niitä hyödyntänyt
Yhteydenottojen sisältö ja historia
Rekisteröidyn laskutusyhteystiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot
Rekisterinpitäjän palveluiden tai tapahtumien hyödyntämiseen liittyvät tiedot, kuten tapahtumiin osallistumistiedot
Palautteet sekä muu asiakasviestintä
Rekisterin sisältämistä tiedoista koostetut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta relevantit Rekisteröityä koskevat tiedot
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen [email protected]
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään jäseneksi, lahjoittajaksi, kummiksi tai vapaaehtoiseksi liittymisen yhteydessä, mutta myös yhdistyksen palveluita käytettäessä (esim. ostotapahtumat yhdistyksen hallinnoimilla verkkoalustoilla ja sivustoilla), yhdistyksen tapahtumien yhteydessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai rekisteröidyn suostumuksella (esim. evästeet), pankilta, Postilta, Valviralta, Fonectalta, sekä muista yhdistyksistä tai organisaatioista.
Yhdistys huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen tukijasuhteeseen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
• Yhdistysavain
9. Käsittelyn kesto
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröidyn tukijasuhde on aktiivinen. Tukijasuhteen päätyttyä Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen.
Yhdistyksen jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä jäsenen erottua yhdistyksestä tai yhdistyksen erottaessa jäsenen.
10. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät vain yhdistyksen henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Rekisterit ovat sähköisiä. Henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.
11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12. Profilointi
Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia ja rekisterin käyttötarkoituksen toteutumista toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja viestejä yhdistyksen toiminnasta.
Profilointia tehdään asuinpaikkakunnan, jäsenyyden tyypin, lahjoittaja- tai vapaaehtoissuhteen sekä näiden yhdistelmien, tarjous-, tilaus-, lahjoitus- tai sopimustietojen, tukijahistorian sekä mahdollisten muiden rekisteröidyn itsensä antamien tai muutoin rekisteröidyn suostumuksella kerättyjen tietojen perusteella.
13. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä
Sanna Teissala, [email protected] Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.